Proofpoint Email Archiving

Benefícios

A tecnologia DoubleBlind Encryption™ da Proofpoint garante a segurança dos dados, assegurando que ninguém fora da organização poderá acessar os seus dados arquivados.

Esteja sempre preparado para processos jurídicos ou requerimentos de auditoria de compliance através de uma solução de email archiving centralizada, com ferramentas de busca e baseada em políticas.

Ferramenta de busca de alto desempenho que retorna os resultados em menos de 20 segundos

Fácil criação e aplicação de  holds juridicos durante o eDiscovery; Compliance com as regulamentações de email SEC e FINRA.

Usuários de email mais produtivos com acesso fácil e direto a todo o seu histórico de mensagens

Melhora a performance do sistema de email e simplifica o gerenciamento através da ferramenta de remoção de grandes anexos e eliminação de arquivos PST.

E-mail Archiving para Identificação Jurídica, Compliance Regulatório e Gestão de Armazenamento

O Proofpoint Email Archiving arquiva uma cópia de todos os e-mails internos e externos nos mais avançados datacenters da Proofpoint, proporcionando aos clientes um fácil acesso às suas mensagens durante todo o tempo.

Arquivamento de Emails Seguro e Fácil de Usar

A solução Proofpoint Email Archiving contempla dois componentes: um appliance local e a rede Proofpoint de datacenters seguros. Combinando armazenamento on-demand com os appliances locais, a Proofpoint oferece a conveniência do SaaS e, ao mesmo tempo, os mais altos níveis de segurança e integração possíveis. O appliance Proofpoint Email Archiving fica instalado na sua rede, conectando-se diretamente com seus servidores Microsoft Exchange e Active Directory. Com a tecnologia DoubleBlind Encryption™, seus dados estarão duplamente protegidos. As mensagens são primeiramente criptografadas no appliance Proofpoint antes de serem enviadas para um datacenter remoto e seguro. Por ser a única pessoa que possui a chave de criptografia, somente você poderá acessar seu arquivo.

Completa Integração com Exchange

A solução Proofpoint Email Archiving oferece uma completa integração com a sua atual infra-estrutura de mensagens. Beneficiando-se dos protocolos de registro do Microsoft Exchange, o appliance acessa o Exchange e recupera uma cópia de todos os e-mails em intervalos de tempo configuráveis antes de limpar essas mensagens da caixa de mensagens do protocolo de registro. Diferentemente de outras soluções administradas, o appliance Proofpoint recolhe as mensagens da caixa de mensagens do protocolo de registro e, assim, os emails nunca serão perdidos, mesmo que o appliance ou a sua rede deixem de funcionar.
O appliance também permite que o Proofpoint Email Archiving alavanque dados do Active Directory (AD). Como resultado, a administração fica bastante simplificada, pois quaisquer mudanças dentro do AD serão automaticamente refletidas no arquivo. O Proofpoint Email Archiving não impacta as suas configurações de Active Directory e não requer alterações de esquema.

Acesso On-Demand a Buscas em Tempo Real

A Proofpoint é o único fabricante de arquivamento de e-mails que oferece uma garantia de performance para a ferramenta de busca, assegurando um acesso confiável aos dados arquivados. Diferentemente das soluções internas que podem passar por sérios problemas de degradação na busca e requerem contínuas atualizações de hardware à medida que o arquivamento crescer, a Proofpoint oferece acesso on-demand a centenas de servidores. Como o custo relacionado à performance da busca é dividido entre vários clientes, o acesso à busca em tempo real continua sendo econômico, independentemente do tamanho que o arquivamento possa atingir e da freqüência em que as pesquisas são necessárias. Este alto nível de performance nas buscas é alcançado com a utilização de uma arquitetura distribuída de armazenamento em grid, com uma tecnologia de pesquisa paralela que é similar a usada nos principais mecanismos de busca.

Fácil Aplicação de Políticas de Retenção

O mecanismo de políticas da Proofpoint permite que você possa criar, manter e - o que é mais importante - aplicar uma política de retenção corporativa para e-mails. Um template básico de política é oferecido inicialmente, mas você pode customizar a solução para aplicar políticas ainda mais avançadas. Toda a administração é executada por meio de uma interface fácil de usar e integrada ao navegador, permitindo que a sua equipe cumpra as políticas ou que o jurídico possa administrar o processo sem a ajuda do departamento de TI.
A aplicação da política é automática - basta um clique na interface de usuário e a política estará ativada. Cada alteração é rastreada por um processo de auditoria inalterável, garantindo um registro preciso das mudanças nas políticas da sua organização.

Buscas Avançadas para Rápida Identificação Jurídica

O Proofpoint Email Archiving oferece avançados atributos de pesquisa que contemplam até mesmo as pesquisas jurídicas e os mais rígidos requisitos de revisão. Usando uma interface web, sua equipe jurídica ou de TI pode facilmente realizar uma completa busca de texto no cabeçalho e no corpo da mensagem, além dos conteúdos de mais de 250 tipos de anexos. Os resultados das buscas podem ser salvos em pastas onde as mensagens duplicadas são removidas automaticamente. Assim, você poderá imprimir os resultados, recuperá-los para a sua caixa de mensagens ou exportá-los para arquivos PST para download online ou a para entrega em mídia removível.

Redução do Volume de Arquivos Armazenados no Exchange

As funcionalidades de dimensionamento permitem que você possa opcionalmente administrar os tamanhos das caixas de mensagem, removendo anexos do Exchange que requeiram armazenamento intensivo e mantendo-os facilmente acessíveis para os usuários do Outlook. Com o dimensionamento ativado, os usuários poderão acessar seus anexos de formar integrada por meio da estrutura de pastas existente no Outlook—apesar dos anexos serem recuperados pelo arquivo, em vez do Exchange. Como até 80% dos dados de e-mails podem ser armazenados em anexos, removê-los do Exchange pode resultar em caixas de mensagens praticamente ilimitadas para usuários finais, ajudando-os a respeitar suas quotas de caixa de mensagens.

Elimine a Utilização de PSTs Permitindo o Acesso dos Usuários Finais aos Arquivos

Sem distribuir nenhum componente adicional, o Proofpoint Email Archiving pode criar automaticamente uma pasta especial dentro do Outlook para permitir que os usuários pesquisem seus e-mails arquivados em tempo real. Quando um usuário clicar em uma pasta, a tela de pesquisa do Proofpoint Email Archiving aparece na janela principal do Outlook, permitindo que os usuários realizem pesquisas avançadas de maneira rápida e fácil.
Ao permitir que os usuários finais possam pesquisar as mensagens arquivadas em tempo real, o departamento de TI pode eliminar a utilização de PSTs e, ao mesmo tempo, diminuir sua exposição a riscos. A equipe de TI não precisa perder tempo recuperando mensagens perdidas ou apagadas acidentalmente, pois os usuários poderão fazê-lo por conta própria. A produtividade geral do usuário final aumentará e o departamento de TI ficará menos sobrecarregado.

Supervisão para Compliance Regulatório

Ao arquivar todos os e-mails de acordo com as políticas de armazenamento de e-mails compatíveis com SEC, o Proofpoint Email Archiving facilita o compliance com os regulamentos mais rígidos possíveis. O fácil acesso à busca e recuperação de e-mails em tempo real torna o processo de auditoria de conformidade extremamente fácil. Os atributos de revisão de supervisão do Proofpoint Email Archiving permitem que a equipe de conformidade possa revisar sistematicamente os e-mails enviados pelos funcionários. As mensagens que são selecionadas para revisão—podem representar uma possível violação das políticas ou terem sido selecionadas como amostragem aleatória— são colocadas em uma lista para serem revisadas pelos usuários autorizados. Esses usuários podem rapidamente revisar as mensagens da lista, “aprovando” aquelas que não geram preocupação e “reprovando” as que precisam de maior revisão ou análise.

Relatórios Detalhados e de Fácil Acesso

O Proofpoint Email Archiving fornece diversos relatórios para ajudá-lo a corretamente avaliar os padrões e comportamentos de email. Os usuários autorizados podem ter acesso imediato a relatórios detalhados sobre uma variedade de assuntos, incluindo: aumento de armazenamento e utilização de email com o passar do tempo; quantidade de utilização de armazenamento de e-mail por usuário ou grupos de usuários; quantidade de e-mails enviados internamente em comparação aos enviados externamente; relatórios de supervisão, e relatórios de avaliação de risco que indicam aderência as políticas.

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